FILE ERROR / RUSAK PADA MYOB

 Mengapa Muncul Error?

Akhir-akhir ini ada beberapa customer yang menanyakan tentang datanya yang tiba-tiba tidak bisa dibuka lagi dengan munculnya beberapa pesan seperti Error…., Termination Code….., Index …., dan lain-lain. Hal itu dimunculkan oleh MYOB karena data file MYOB (File.MYO atau FIle.PRM atau File.DAT) telah mengalami kerusakan data (corrupted) sehingga data tersebut tidak bisa dibuka kembali dikarenakan salah satu komponen data tersebut rusak yang mengganggu beberapa laporan dan data yang lainnya. Kenapa bisa muncul error dan kerusakan data tersebut?

Beberapa penyebab yang menimbulkan error tersebut diantaranya adalah :

1. Koneksi jaringan LAN yang kurang baik, sehingga terjadinya putusnya koneksi antara komputer tempat data MYOB berada dengan komputer yang lainnya
2. Hardisk tempat data MYOB diletakkan sudah mengalami Bad Sector
3. Proses mematikan komputer yang tidak sesuai prosedur sedangkan kita sedang membuka data MYOB
4. Koneksi menggunakan Wireless yang tidak stabil  yang menyebabkan terputusnya jaringan
5. Listrik mati yang mendadak yang menyebabkan komputer kita shut down dengan tidak benar
6. Virus yang menyerang hardisk kita

Bagaimana kalau sudah muncul seperti error diatas?

MYOB telah memfasilitasi untuk melakukan repair dan optimise jika terjadi kerusakan data tersebut. Kerusakan data bisa dibagi menjadi 3 kategori yaitu :

1. Data MYOB bisa di perbaiki sendiri dengan melakukan proses Optimise Company File
2. Data MYOB tidak bisa diperbaiki sendiri tapi bisa di perbaiki dengan engine yang telah dimiliki oleh MYOB
3. Data MYOB yang tidak bisa diperbaiki oleh aplikasi MYOB maupun oleh engine yang dimiliki MYOB. Artinya : data ini sudah rusak dan sudah tidak bisa di pakai lagi, dan sudah siap untuk di buang ke tempat sampah (Recycle Bin).
4. Jika demikian anda harus melakukan Restore dari data Backup anda sebelumnya. Restore dari data Backup sebelum terjadi data rusak. Jika tidak ada data backup, anda harus membuat data baru lagi.

Bagaimana melakukan Optimise Company File?

1. Kalau data MYOB masih bisa dibuka dari program MYOB, caranya cukup mudah, setelah terbuka command centre MYOB, lalu klik menu File, lalu klik Optimise Company File, lalu ikuti petunjuknya. Note : optimise hanya bisa dijalankan saat kita bekerja sendirian (single user only).
2. Kalau data MYOB sudah tidak bisa dibuka dari program MYOB, maka bisa dilakukan dari menu Start (windows), pilih All Program, pilih MYOB Premier/Accounting, pilih MYOB Tools, pilih MYOB Optimisation Assistant, lalu klik Continue, lalu pilih file yang akan di optimise, selanjutnya ikuti petunjuknya sampai proses optimise selesai.

Antisipasinya Bagaimana?

1. Lakukan Backup setiap hari, lalu simpan di media terpisah dan di komputer terpisah. Jangan mempercayakan data kita diletakkan di satu hardisk dan di satu komputer saja. Karena tidak ada jaminan hardisk di komputer tersebut akan selalu bagus.
2. Lakukan Optimisasi rutin setiap periodik sekali, misal setiap minggu sekali. Karena salah satu fungsi optimise selain memperbaiki kerusakan ringan, juga menyusun kembali susunan database supaya lebih ramping dan lebih rapi. Seperti defragmenten di Windows.
3. Lakukan Verifikasi setiap periodik sekali untuk mendeteksi kerusakan sedini mungkin.

Sumber:
http://myobindonesia.wordpress.com